내 일정이 나보다 똑똑해진다 — 2025년형 ‘AI 캘린더 자동화 시스템’ 실전 구축 간단 가이드

2025년 가장 빠르게 확산되고 있는 업무 자동화는 바로 **‘AI 캘린더 자동화’**다.

이건 단순히 알림을 설정하는 게 아니라
👉 회의 일정 자동 판단
👉 우선순위 재배치
👉 하루 계획 최적화
👉 자동 리포트 생성
까지 알아서 해주는 기능이다.

 

문제는?
유튜브나 블로그 대부분이 개념만 설명하고 실제로 어떤 앱으로 어떻게 설정해야 하는지 알려주지 않는다.

그래서 이번 글에서는 내가 직접 사용해 본 캘린더 자동화 앱 3종으로 완전 실전형 가이드를 만들었다.

• Reclaim AI
• Motion
• Sunsama

이 세 가지는 2025년 현재 캘린더 자동화 세계의 탑 3다.

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Reclaim, Motion, Sunsama 메인 화면

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1️⃣ Reclaim AI — “일정 + 습관 + 집중 시간을 자동 배치”

Reclaim AI는 직원·프리랜서·1인 기업 모두가 쓰는
자동 스케줄링 최강자다.

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✔ 설치 & 기본 연결 방법

① 사이트 접속 → https://reclaim.ai
② “Sign in with Google / Microsoft” 선택
③ 내 캘린더 연동 허용
④ ‘Habits(습관)’, ‘Tasks(할 일)’, ‘Meetings(회의)’ 메뉴 활성화

 

Reclaim 초기 설정 화면

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✔ 자동화 기능 설정 방법

(1) 반복 업무 자동 배치

예: “매일 1시간 보고서 작성”

1. 메뉴 → Habits 클릭
2. "New Habit" 선택
3. 업무 이름 입력(예: Daily Report)
4. 시간 설정 (1시간)
5. 요일 선택
6. “Flexible Time(유동적 시간)” ON → AI가 가장 적절한 시간에 자동 배치

Habit 자동 스케줄 설정 화면

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(2) 회의 중복 방지 기능

1. Settings → Calendar Settings
2. "Smart Meetings" 활성화
3. 중복 회의 자동 분산

이 기능 켜두면 회의가 절대 몰리지 않음.

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(3) 중요한 업무 우선 배치

1. Tasks → "New Task"
2. 마감일 입력
3. “Priority(우선순위)” 선택
4. Save 누르면
   AI가 마감일에 맞춰 가장 효율적인 시간대에 자동 배치함.

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2️⃣ Motion — “AI가 하루 일정을 통째로 재구성해줌”

Motion은
단순 일정 관리 앱이 아니라
하루 전체를 자동으로 조립해주는 AI 비서다.

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✔ 설치 & 연결

① motionapp.com 접속
② “Get Started” 클릭
③ Google Calendar 또는 Outlook 캘린더 연결
④ 업무/프로젝트 카테고리 세팅

 

Motion 첫 로그인 화면

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✔ 자동화 기능 설정 방법

(1) 하루 일정 자동 생성

1. Dashboard → “Add Task”
2. 예상 소요 시간 입력 (예: 45분)
3. 마감일 입력
4. “Auto-Schedule ON”

→ Motion이 하루 계획을 자동 조립해 줌
(중요한 업무는 오전, 에너지 낮은 시간대에는 가벼운 업무)

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(2) 긴급 업무 자동 재배치

1. Tasks 메뉴에서 긴급 업무의 Priority를 “High”로 변경
2. Motion이 일정 전체를 즉시 재조정 → 기존 일정들이 자동으로 뒤로 밀림

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(3) 회의 자동 정리

1. Meetings 메뉴 → “Optimize meetings”
2. 회의 사이 이동 시간 자동 배치
3. 중복 회의 자동 분산

Motion이 회의와 업무를 자동 정렬한 화면

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3️⃣ Sunsama — “일일 계획 + AI 집중 전략 제공”

Sunsama는 할 일과 일정을 함께 관리하는 ‘디지털 데일리 플래너’다.

특히 “AI 데일리 플랜 생성 기능”이 강력하다.

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✔ 설치 & 기본 연결

① sunsama.com 접속
② Google Calendar 로그인
③ Notion, Trello, Jira, Slack 등 선택 연결

 

Sunsama 온보딩 화면

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✔ 자동화 기능

(1) AI 데일리 플랜 생성

1. Daily Planning 모드 진입
2. “Generate with AI” 버튼 클릭
3. 오늘의 업무·회의·컨디션 기반 일정 자동 생성

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(2) AI 집중 시간 추천

1. Focus Mode 클릭
2. AI가 “가장 집중하기 좋은 시간” 추천
3. 이 시간대에 중요한 업무 자동 배치

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(3) 업무량 초과 시 경고

Sunsama의 독특한 기능:
"오늘 일정이 과부하이므로 일부 일정을 내일로 넘기세요"
라고 AI가 조언함.

Sunsama Focus Mode 화면

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🧪 어떤 앱이 누구에게 맞는가?

유형추천 앱이유

회의 많고 일정 복잡한 직장인	Reclaim AI	회의·습관·작업 자동 최적화
프리랜서·1인 기업	Motion	하루 일정을 통째로 자동 구성
자기 관리·데일리 루틴 중심	Sunsama	집중 시간·과부하 관리 최강

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🧭 정리

AI 캘린더 자동화는 단순 편의가 아니라 업무 방식 자체를 바꾼다.

나는 이 세 가지 도구를 써본 후 이런 생각이 들었다.

👉 “시간 관리는 기술이 아니라, AI가 대신해야 하는 노동이다.”
👉 “일정을 정리하는 데 쓰던 에너지가 아껴지니 생산성이 2배가 된다.”

 

2025년 일정 자동화는 시간을 아끼는 게 아니라 업무의 품질을 높이는 기술이다.