회의는 줄이고, 기록은 남긴다 — 2025년형 ‘AI 회의 자동 요약·업무 연결 시스템’ 간단 가이드

회의가 끝난 뒤 가장 자주 드는 생각은 이것이다.

“그래서… 뭐 하기로 했지?”

 

회의 시간 자체보다 더 큰 문제는 회의 후에 발생하는 정리·공유·업무 전환 비용이다.

• 회의록을 누가 쓰는지
• 결정 사항이 어디에 남는지
• 할 일이 누락되지는 않았는지

 

2025년에는 이 과정의 대부분을 AI가 자동으로 처리할 수 있다.

 

오늘은 내가 실제로 쓰고 있는 AI 회의 자동화 시스템을 기준으로 누구나 바로 적용 가능한 방식으로 정리해본다.

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AI가 회의 내용을 실시간으로 요약하고 할 일을 정리하는 화면

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1️⃣ 왜 ‘회의 자동화’가 업무 자동화의 핵심이 되는가

업무 자동화를 이야기하면 대부분 이메일·문서부터 떠올린다.

 

하지만 실제 체감 효율이 가장 큰 영역은 회의다.

✔ 회의는 반복된다
✔ 기록이 부실하다
✔ 결정이 흩어진다
✔ 후속 업무가 누락된다

 

AI가 이 구간을 정리해주기 시작하면 회의의 성격 자체가 바뀐다.

 

👉 “회의 = 말로 끝나는 시간”
👉 “회의 = 자동으로 정리되는 데이터”

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2️⃣ 2025년 기준, 실제로 쓸 수 있는 핵심 툴 3가지

이번 가이드는 실제로 써봤고, 업무에 남는 도구만 다룬다.

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🔹 1) Otter AI — 회의 자동화의 출발점

Otter는 회의 자동화에서 가장 안정적인 기본 도구다.

 

가능한 것

• 실시간 음성 인식
• 화자 구분
• 회의 요약 자동 생성
• Action Item 자동 추출

 

실제 사용 포인트

• 회의가 끝나자마자 요약본이 생성됨
• “누가 / 무엇을 / 언제” 했는지가 자동 정리됨

 

Otter가 회의 내용을 실시간으로 기록하는 화면

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🔹 2) Fireflies.ai — 결정 사항 추적에 특화

Fireflies는 “회의 후 업무 연결”에 강점이 있다.

 

강점

• 결정 문장 자동 태깅
• 질문·의견·결정 분리
• 회의 간 비교 가능
• Slack·Notion 연동 쉬움

 

특히 팀 회의에서 “누가 무슨 말 했는지”보다 “그래서 결정된 게 뭔지”를 잘 잡아준다.

 

Fireflies가 회의 핵심 결정만 정리한 화면

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🔹 3) Notion AI — 회의를 ‘업무 시스템’으로 바꾸는 핵심

회의 자동화의 완성은 요약이 아니라 연결이다.

 

Notion AI를 쓰면 회의 → 업무 → 일정 → 문서가 한 흐름으로 이어진다.

 

실제 활용

• 회의 요약 자동 저장
• Action Item을 바로 체크리스트로 변환
• 담당자·마감일 자동 지정
• 다음 회의 안건 자동 생성

 

Notion AI가 회의록을 업무 리스트로 변환하는 화면

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3️⃣ 이렇게 세팅하면 진짜 ‘자동화’가 된다 (실전 루틴)

많은 사람들이 회의 요약까지만 하고 멈춘다.

그럼 반쪽 자동화다.

✔ 추천 실전 루틴

① 회의 시작

• Zoom / Meet + Otter 연결

 

② 회의 종료

• Otter → 요약 + Action Item 생성

③ 자동 전송

• 요약본 → Notion 회의 DB로 이동

 

④ Notion AI 처리

• 할 일 자동 분리
• 담당자·기한 지정
• 관련 문서 링크 연결

 

⑤ Slack 공유

• 핵심 요약만 팀 채널에 자동 공유

 

이렇게 하면 회의가 끝나는 순간 업무가 이미 시작돼 있다.

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회의 → 요약 → 업무 → 공유로 이어지는 자동화 흐름도

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4️⃣ 실제로 써보며 느낀 장점과 한계

👍 장점

✔ 회의 후 “정리 시간”이 사라짐
✔ 누락되는 업무 거의 없음
✔ 회의 기억에 의존하지 않게 됨
✔ 팀 내 책임 소재가 명확해짐

 

⚠️ 한계

✖ 감정이 중요한 회의는 요약이 건조함
✖ 잡담이 많으면 초기 필터링 필요
✖ 한국어 인식은 환경에 따라 편차 있음

 

그래서 원칙은 이거다.

 

👉 AI는 ‘회의 기록자’, 결정자는 사람

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🧭 결론 — “회의를 줄이는 게 아니라, 회의를 ‘데이터화’하라”

회의를 없앨 수는 없다.
하지만 회의가 남기는 피로는 줄일 수 있다.

 

2025년형 업무 자동화의 핵심은 일을 대신하는 AI가 아니라,

✔ 기억을 대신해주고
✔ 정리를 자동으로 해주고
✔ 다음 행동으로 연결해주는 AI

 

회의 자동화는 가장 체감이 빠르고, 가장 실용적인 자동화 영역이다.

 

 

 

💬 회의가 끝났는데 일이 시작되지 않는다면, 그건 회의가 아니라 수다다.